AML- en KYC-beleid — Omara s.r.o.

1. Reikwijdte en wettelijk kader

Dit beleid beschrijft hoe Omara s.r.o. witwassen, terrorismefinanciering en schendingen van internationale sancties voorkomt in haar webwinkels, waaronder de winkel voor klanten in Nederland. Het geldt voor alle verkoopkanalen, websites en applicaties die Omara beheert.

Onderneming: Omara s.r.o., Obchodná 559/37, 811 06 Bratislava, Slowakije. Ondernemingsnummer (IČO): 55091831.

Activiteiten: Omara ontwerpt en verkoopt sieraden van goud, platina en zilver met labgekweekte en natuurlijke diamanten en edelstenen. De meeste sieraden worden op bestelling gemaakt. Omara verkoopt en levert uitsluitend aan klanten in de Europese Unie.

Wettelijk kader. Omara accepteert geen contante betalingen. Daarom is Omara momenteel geen meldingsplichtige instelling in de zin van de Slowaakse wet nr. 297/2008 Z. z. ter voorkoming van het witwassen van opbrengsten van misdrijven en de financiering van terrorisme. Omara past de maatregelen in dit beleid vrijwillig en risicogebaseerd toe, omdat sieraden en edelstenen een verhoogd witwasrisico met zich meebrengen. Het beleid bereidt de onderneming ook voor op Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR), die van toepassing is vanaf 10 juli 2027 en de AML-verplichtingen uitbreidt naar handelaren in edele metalen en edelstenen.

Daarnaast leeft Omara het volgende na:

• de beperkende maatregelen (sancties) van de EU, waaronder Verordeningen (EU) nr. 269/2014 en nr. 833/2014 van de Raad en het verbod op diamanten van Russische oorsprong
• Verordening (EG) nr. 2368/2002 van de Raad tot uitvoering van het certificatiesysteem van het Kimberleyproces
• Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Slowaakse wet nr. 18/2018 Z. z. inzake de bescherming van persoonsgegevens

AML-verantwoordelijke. De eigenaar van de onderneming, Vladyslav Chubuk, is de AML-verantwoordelijke. Hij keurt verscherpte controles goed, beslist over weigeringen, houdt de in dit beleid beschreven gegevens bij en meldt vermoedens aan de bevoegde autoriteiten. Contact: info@omara.sk.

2. Geaccepteerde betaalmethoden

Omara accepteert uitsluitend elektronische betalingen via gereguleerde betaaldienstverleners. In de winkel voor klanten in Nederland worden online betalingen verwerkt door Stripe.

Betaalmethode	Opmerkingen
iDEAL | Wero	Betaling vanaf de eigen bankrekening van de klant, met authenticatie bij de bank
Betaalkaarten (Visa, Mastercard, Discover)	Sterke klantauthenticatie (3-D Secure) volgens PSD2
Apple Pay, Google Pay	Getokeniseerde kaartbetalingen met authenticatie op het apparaat
Revolut Pay	Betaling vanaf de eigen Revolut-rekening van de klant
PayPal	Betaling vanaf de eigen PayPal-rekening van de klant
Klarna	Klarna voert eigen krediet- en identiteitscontroles uit
Bancontact, EPS	Betaling via de eigen bank van de klant, met authenticatie bij de bank
Overschrijving	Alleen vanaf een rekening op naam van de klant

Omara accepteert geen contant geld, cryptovaluta, postwissels of betalingen door derden. Een overschrijving waarbij de naam van de rekeninghouder niet overeenkomt met de klant wordt aangehouden en gecontroleerd. Als het verschil niet wordt verklaard en gedocumenteerd, wordt de betaling teruggestort naar de verzendende rekening en de bestelling geannuleerd.

3. Cliëntenonderzoek (KYC)

Omara voert bij elke bestelling een standaardcontrole uit en een verscherpte controle bij bestellingen van 10.000 € of meer, of bij bestellingen met risicosignalen.

Standaardcontrole (bestellingen onder 10.000 €). Omara controleert of de naam, factuurgegevens en het afleveradres die bij de bestelling zijn opgegeven met elkaar overeenkomen. Omara steunt op de authenticatie door de betaaldienstverlener (3-D Secure, iDEAL-bankauthenticatie, inloggen bij wallet, PayPal of Revolut, controles van Klarna) en beoordeelt de fraude- en risicosignalen van de betaaldienstverlener. Er wordt alleen geleverd op adressen binnen de EU.

Verscherpte controle (bestellingen vanaf 10.000 € of risicosignalen). Voordat de productie begint, zal Omara:

1. De klant vragen om een geldig officieel identiteitsbewijs met foto.
2. Controleren of de naam op het identiteitsbewijs overeenkomt met de kaarthouder, de rekeninghouder of de opdrachtgever van de overschrijving.
3. De klant toetsen aan de geconsolideerde sanctielijst van de EU.
4. Nagaan of de klant een politiek prominente persoon (PEP) is of in verband wordt gebracht met negatieve berichtgeving in de media.
5. Bij bestellingen boven 30.000 € of bij een onduidelijke herkomst van middelen de klant vragen de herkomst van de middelen toe te lichten.

De productie begint pas nadat de AML-verantwoordelijke de bestelling heeft goedgekeurd. Bestellingen van dezelfde klant, met hetzelfde betaalmiddel of naar hetzelfde afleveradres binnen 30 dagen worden opgeteld om te bepalen of de drempel van 10.000 € is bereikt.

Sanctiescreening. Omara toetst de namen van klanten aan de geconsolideerde lijst van personen die onder financiële sancties van de EU vallen, bij elke bestelling met verscherpte controle en telkens wanneer zich een risicosignaal voordoet. De datum, de geraadpleegde bron en het resultaat worden vastgelegd. Een bevestigde treffer leidt tot weigering van de bestelling en een melding aan de autoriteiten.

4. Risicosignalen, weigering, cadeaubonnen en terugbetalingen

Omara weigert of annuleert elke bestelling die zij niet kan verifiëren of die een onaanvaardbaar risico met zich meebrengt.

Risicosignalen die een verscherpte controle activeren:

• Namen van klant, betaalmiddel en ontvanger van de zending komen niet overeen
• Meerdere kaarten of betaalpogingen voor één bestelling, of herhaaldelijk geweigerde betalingen
• Druk om met spoed te verzenden of controles over te slaan
• Bestellingen opsplitsen om onder 10.000 € te blijven
• Betaling door een derde of een verzoek om terugbetaling naar een andere rekening
• Verhoogde risicosignalen van de betaaldienstverlener
• Banden met derde landen met een hoog risico volgens de lijst van de Europese Commissie

Weigeringsgronden. Omara weigert een bestelling wanneer de klant op een sanctielijst staat, niet slaagt voor of weigert mee te werken aan de verificatie, onjuiste of inconsistente gegevens verstrekt, of wanneer de AML-verantwoordelijke een redelijk vermoeden heeft van witwassen of terrorismefinanciering. Beslissingen en de redenen daarvoor worden vastgelegd. De klant wordt alleen meegedeeld dat de bestelling na een compliancecontrole niet kon worden aanvaard.

Cadeaubonnen. Cadeaubonnen van Omara worden uitgegeven tot een waarde van maximaal 1.000 € per stuk. Ze kunnen niet worden ingewisseld voor contant geld of worden gekocht met een andere cadeaubon, en worden alleen terugbetaald op het oorspronkelijke betaalmiddel. Aankopen van cadeaubonnen door één klant van meer dan 1.000 € binnen 30 dagen worden gecontroleerd.

Terugbetalingen. Terugbetalingen gebeuren uitsluitend op het oorspronkelijke betaalmiddel of op de rekening waarvan de betaling afkomstig was. Omara betaalt nooit contant of aan derden terug.

5. Onderzoek naar leveranciers en herkomst van materialen

De sieraden van Omara worden in Slowakije geproduceerd. Wanneer de Slowaakse producent het volume niet aankan, wordt de productie bij uitzondering uitbesteed aan een producent in India.

Diamanten en edelstenen. Omara verkoopt zowel labgekweekte als natuurlijke diamanten.

• Elke diamant van 0,20 ct of meer wordt geleverd met een certificaat van IGI of GIA.
• Kleinere bijstenen worden geleverd door de Slowaakse producent zonder individuele certificaten. Bij natuurlijke stenen moet de factuur van de leverancier een schriftelijke verklaring bevatten volgens het Kimberleyproces en het System of Warranties van de World Diamond Council.
• Labgekweekte diamanten worden altijd als labgekweekt aangeduid.

Geen diamanten van Russische oorsprong. In overeenstemming met de EU-sancties koopt of verkoopt Omara geen diamanten die in Rusland zijn gewonnen, verwerkt of daar vandaan komen, ook niet als ze in derde landen zijn geslepen. Elke leverancier van natuurlijke diamanten verstrekt een schriftelijke verklaring van niet-Russische oorsprong.

Controle van leveranciers. Voor het begin van de samenwerking en ten minste eenmaal per jaar controleert Omara de inschrijving van de leverancier, toetst de leverancier en zijn eigenaren aan de sanctielijsten van de EU en bekijkt negatieve berichtgeving in openbare media. Betalingen aan leveranciers gebeuren uitsluitend per overschrijving naar rekeningen op hun eigen naam.

6. Melden, bewaren van gegevens en herziening

Melden van ongebruikelijke transacties. Als de AML-verantwoordelijke witwassen of terrorismefinanciering vermoedt, schort Omara de bestelling op en meldt deze bij de Slowaakse Financiële Inlichtingeneenheid (Finančná spravodajská jednotka). Omara informeert de klant niet dat er een melding is gedaan. Vermoedelijke schendingen van sancties worden gemeld aan de bevoegde autoriteiten van de Slowaakse Republiek.

Bewaren van gegevens. Omara bewaart gedurende 5 jaar na afronding van de bestelling: bestel- en betalingsgegevens, de resultaten van verscherpte controles en sanctiescreening, weigeringsbeslissingen met de redenen daarvoor en de dossiers van het leveranciersonderzoek.

Gegevensbescherming. Persoonsgegevens die op grond van dit beleid worden verzameld, worden uitsluitend verwerkt om witwassen, fraude en schendingen van sancties te voorkomen, in overeenstemming met de AVG en het Privacybeleid van Omara. Identiteitsbewijzen worden alleen gevraagd bij een verscherpte controle. Ze worden versleuteld opgeslagen, alleen de AML-verantwoordelijke heeft er toegang toe en ze worden verwijderd aan het einde van de bewaartermijn.

Herziening. De AML-verantwoordelijke herziet dit beleid ten minste eenmaal per jaar en telkens wanneer de wetgeving, de betaalmethoden of de toeleveringsketen veranderen.

Beleid goedgekeurd door Vladyslav Chubuk, eigenaar en AML-verantwoordelijke, Omara s.r.o.